Politique de confidentialité
Sotos Class Actions et un groupe appartenant à Sotos LLP, une société à responsabilité limitée.
Sotos LLP reconnaît l’importance de la confidentialité et le caractère sensible des renseignements personnels. Comme avocats, nous avons une obligation professionnelle de garder confidentiels tous les renseignements que nous recevons dans le cadre d’une relation avocat-client. Nous nous engageons à protéger tout renseignement personnel que nous détenons. La présente politique de confidentialité décrit comment nous gérons vos renseignements personnels et protégeons votre confidentialité.
Votre droit à la confidentialité
Depuis le 1er janvier 2004, toutes les entreprises qui réalisent des activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ainsi que sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation, qui en fait partie. Ces obligations s’appliquent aux avocats et aux bureaux d’avocats, y compris à Sotos LLP. La Loi vous donne des droits relatifs à la confidentialité de vos renseignements personnels.
Sotos LLP est responsable des renseignements personnels qu’elle collecte et détient. Pour garantir cette responsabilité, nous avons développé la présente politique et formé nos avocats et employés relativement à nos politiques et pratiques.
Pourquoi Sotos LLP a-t-elle besoin de renseignements personnels ?
Sotos LLP fournit des services et produits juridiques à une vaste gamme de clients. Ce faisant, elle produit du matériel de marketing direct concernant ses services et les évolutions du droit. Les renseignements personnels qui nous sont fournis aideront également Sotos LLP à vous fournir des services et produits juridiques pour lesquels vous avez retenu nos services. Si nous ne collections et n’utilisons pas vos renseignements personnels, nous ne pourrions pas vous fournir de services juridiques.
Quels renseignements personnels collectons-nous ?
Les renseignements personnels comprennent toute information qui permet de vous identifier ou à partir de laquelle votre identité pourrait être déduite.
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?
Nous collections des renseignements uniquement par des moyens légaux et équitables, et non de façon déraisonnablement intrusive. Lorsque possible, nous collections vos renseignements personnels directement de vous, au début d’un contrat de services juridiques et dans le cours de notre représentation. Nous pouvons parfois obtenir des renseignements qui vous concernent d’autres sources, par exemple :
Votre compagnie d’assurance;
Une agence ou un registre du gouvernement;
Une agence de transfert;
Votre comptable; ou
Votre inscription volontaire sur notre site Web.
L’utilisation de vos renseignements
Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir des conseils et services juridiques, à des fins administratives (p. ex. pour nos bases de données de facturation) et pour vous inclure dans toute activité de marketing direct. Si vous nous informez que vous ne souhaitez plus recevoir d’information sur nos services ou sur les développements du droit, nous ne vous enverrons plus de matériel.
Sotos LLP ne divulgue pas vos renseignements personnels à des tierces parties pour leur permettre de mettre en marché leurs produits et services. Par exemple, nous ne fournissons pas ni ne fournirons jamais nos listes d’envoi à d’autres bureaux d’avocats ou organisations. Toutefois, nous utilisons les services d’un site Web ou d’une application appartenant à des tiers pour la distribution de courriels à nos clients et non-clients qui s’inscrivent sur notre site Web. Lorsque nous utilisons de tels services de tierces parties, nous nous servons des outils disponibles pour protéger votre confidentialité, par exemple en nous assurant que les autres destinataires du même courriel ne voient ni votre nom ni vos autres renseignements personnels.
Divulgation de vos renseignements personnels
Sotos LLP peut divulguer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :
Lorsque la loi l’exige ou l’autorise, par exemple en vertu d’une ordonnance ou d’une sommation d’un tribunal;
Lorsque vous avez consenti à la divulgation;
Lorsque la nature même des services juridiques que nous vous fournissons nécessite que nous donnions vos renseignements personnels à de tierces parties, à moins que vous nous communiquiez le contraire;
Lorsque nécessaire pour la collecte d’honoraires et de dépenses en souffrance;
Si nous embauchons une tierce partie pour nous fournir des services administratifs (comme des services de copie de sauvegarde informatique, de gestion de bases de données ou d’archivage de fichiers) et que la tierce partie est liée par une politique similaire;
Si nous retenons en votre nom les services de témoins experts ou d’autres consultants;
Si nous retenons les services d’autres bureaux d’avocats en votre nom;
Lorsque l’information est déjà publique;
Dans le cadre d’une vérification de références si vous posez votre candidature pour un poste au sein de notre cabinet.
Mise à jour de vos renseignements
Comme nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir des services juridiques, il est important que ces renseignements soient exacts et à jour. Si, dans le cadre de notre entente de services juridiques, vos renseignements subissent des changements, veuillez nous en informer afin que nous puissions apporter les changements nécessaires.
Vos renseignements personnels sont-ils en sûreté ?
Sotos LLP met en œuvre toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels soient protégés contre la perte, l’accès non autorisé, la modification et la divulgation. Les mesures prises pour protéger vos renseignements personnels comprennent :
Sécurité des lieux;
Accès restreint aux fichiers contenant des renseignements personnels;
Déploiement de dispositifs technologiques de protection, comme des logiciels de sécurité et des pare-feu pour prévenir les intrusions et accès informatiques non autorisés;
Politiques internes sur les mots de passe et la sécurité.
L’accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez en tout temps demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Un résumé de ces renseignements est disponible sur demande. Les demandes plus détaillées, qui entraînent des frais relatifs aux archives ou à l’extraction de données, peuvent être assujetties à nos frais ordinaires d’honoraires et de dépenses.
La correction des erreurs
Si Sotos LLP détient des renseignements à votre sujet et que vous pouvez établir qu’ils ne sont pas exacts, complets et à jour, Sotos LLP prendra des mesures raisonnables pour les corriger.
Votre accès à vos renseignements personnels peut-il être refusé ?
Votre droit d’accès à vos renseignements personnels n’est pas absolu. Nous pouvons refuser votre accès lorsque :
Le refus d’accès est requis ou autorisé par la loi (par exemple lorsqu’un dossier contenant des renseignements personnels à votre sujet est assujetti à une requête relative au secret professionnel de l’avocat par l’un de nos clients);
Les renseignements portent sur des procédures juridiques existantes ou anticipées contre vous;
L’octroi de l’accès aurait une incidence déraisonnable sur la confidentialité d’autres personnes;
Vous donner accès nuirait à une négociation avec vous;
Nous devons protéger les droits et les biens de notre cabinet;
La demande est frivole ou vexatoire.
Si nous refusons votre demande d’accès ou refusons votre demande de correction, nous vous fournirons des explications. Sotos LLP n’utilise pas votre numéro d’assurance sociale comme méthode pour vous identifier ou pour organiser les renseignements que nous détenons à votre sujet.
Pouvez-vous demander l’anonymat ?
Lorsque cela est légal et faisable, nous pouvons offrir l’occasion de traiter les demandes générales sans que vous fournissiez votre nom (par exemple en accédant aux renseignements généraux sur notre site Web). Toutefois, la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes exige que nous vérifiions et confirmions l’identité de tous nos nouveaux clients. Elle peut aussi exiger que nous divulguions des renseignements au CANAFE relativement à certaines transactions importantes en argent.
Bureaux de crédit
Pour nous aider à prendre des décisions relatives au crédit de nos clients, prévenir la fraude, vérifier l’identité de nouveaux clients et prévenir le blanchiment d’argent, nous pouvons, à l’occasion, demander des renseignements à votre sujet provenant des dossiers des agences de crédit.
Communiquer avec nous
Vous devriez savoir que le courriel n’est pas un média entièrement sécurisé et que nous ne chiffrons pas nos communications par courriel avec vous. Vous devriez savoir cela lorsque vous utilisez le courriel pour envoyer ou recevoir des renseignements personnels ou confidentiels.
Modifications à la présente politique de confidentialité
Comme Sotos LLP révise régulièrement toutes ses politiques et procédures, nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. Tous les changements seront affichés sur notre site Web.
Demandes d’accès
Si vous avez des questions ou souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez écrire à notre personne-ressource en matière de confidentialité aux coordonnées suivantes :
Sotos LLP
180, rue Dundas Ouest, bureau 1200
Toronto (Ontario)
M5G 1Z8
À l’attention de : David Sterns
Téléphone : 416 977-5229
Courriel : dsterns@sotosllp.com
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez joindre la commissaire à la protection de la vie privée du Canada :
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Téléphone : 1 800 282-1376
Candidatures
Si vous posez votre candidature pour un poste chez Sotos LLP, nous devons examiner vos renseignements personnels dans le cadre de notre processus d’examen. Nous pourrions aussi devoir révéler certains de vos renseignements personnels dans le cadre d’une vérification de vos références. Nous gardons normalement les renseignements des candidats après notre prise de décision à moins que vous nous demandiez de ne pas les conserver. Si nous vous offrons un emploi et que vous l’acceptez, les renseignements seront conservés en conformité avec nos procédures de confidentialité pour les dossiers des employés.
Site Web
Notre site Web contient des liens vers d’autres sites. Ces sites ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. Sur notre site Web, comme la plupart des autres sites commerciaux le font, nous pouvons surveiller les tendances d’achalandage, l’usage du site et les renseignements reliés au site afin d’optimiser nos services Web. Nous pouvons fournir des renseignements agrégés à des tierces parties, mais ces statistiques ne comprennent aucun renseignement permettant de vous identifier.